XÂY DỰNG BỘ MÃ HOÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG THỰC TẾ

1. Xác định đặc tính bộ mã

Dựa vào yêu cầu quản lý khi thiết kế bộ mã cần phải xác định những thuộc tính cần có của bộ mã phục vụ cho truy vấn thông tin sau này.

2. Tiến hành xây dựng bộ mã

Xác định tập  đối tượng phải xây dựng bộ mã: Trong việc xác định tập  đối tượng phải xây dựng bộ mã, cần quan tâm đến hai mặt, đó là mặt chất và mặt lượng.

+ Mặt chất: thuộc tính nào của đối tượng được phải được mã hóa, thuộc tính nào được giữ lại. Giữa thuộc tính mã hóa và thuộc tính giữ lại có cách gì liên hệ nhau không.

+ Mặt lượng: Xác định tổng số đối tượng phải mã hóa, số lượng đối tượng này biến động như thế nào trong tương lai. Trong một số trường hợp các mã bỏ đi có thể dùng lại không.

Những lưu ý khi xây dựng bộ mã cho đối tượng kế toán

        - Tận dụng các bộ mã đã có sẵn: Nhiều cơ quan như bưu điện, Tổng cục thống kê... đã lập những bộ mã sau những nghiên cứu tỉ mỉ mà ta có thể sử dụng. Ngay trong nội bộ doanh nghiệp cũng nên xem các phòng ban khác đã thành lập bộ mã số này chưa, để tránh việc xây dựng hỗn độn trùng lắp các bộ mã, dẫn đến khó có thể sử dụng lại dữ liệu của nhau. Ví dụ nhiều khi trong một doanh nghiệp có ba bộ mã khác nhau liên quan đến một mặt hàng do doanh nghiệp sản xuất (Một ở phòng kỹ thuật, một ở bộ phận kế toán và một ở phòng kinh doanh).

        - Kiểm tra độ ổn định của các thuộc tính đưa vào mã số.

        - Cho kiểm tra khả năng nới rộng của mã số.

- Nếu xây dựng mới cần: Ban hành qui tắc sử dụng cho tất cả các đối tượng liên quan đến việc cấp mã và sử dụng mã, huấn luyện ngưòi nhập liệu hiểu được bản chất của bộ mã để tránh sai sót khi nhập liệu; Phải thông báo cho tất cả các bộ phận có liên quan trong đon vị biết được thời gian vận hành bộ mã mới.